Acara gathering menjadi salah satu momen yang paling dinantikan dalam sebuah perusahaan. Selain sebagai ajang refreshing, kegiatan ini juga berfungsi untuk mempererat hubungan antar karyawan agar lebih solid dalam bekerja. Tidak heran jika banyak perusahaan mulai merancang gathering dengan konsep yang lebih menarik dan terstruktur.
Namun, agar acara berjalan lancar dan tidak berantakan, diperlukan perencanaan yang matang. Salah satu hal penting yang sering digunakan adalah rundown acara, yaitu susunan kegiatan dari awal hingga akhir yang sudah diatur secara detail.
Dengan adanya rundown, setiap sesi bisa berjalan sesuai waktu dan tujuan yang diinginkan. Nah, berikut ini contoh rundown acara gathering yang bisa kamu jadikan referensi agar acara berlangsung lebih tertib, seru, dan berkesan.
Contoh Rundown Acara Gathering Perusahaan
Berikut ini contoh rundown acara gathering yang bisa digunakan sebagai referensi. Susunan ini bersifat fleksibel, jadi bisa disesuaikan dengan konsep acara, jumlah peserta, serta lokasi kegiatan.
08.00 – 09.00 | Registrasi Peserta
Peserta mulai berdatangan dan melakukan proses registrasi ulang sebelum memasuki area acara. Pada tahap ini, panitia biasanya melakukan pengecekan data untuk memastikan kehadiran peserta sesuai dengan daftar yang telah terdaftar.
Selain itu, peserta juga menerima berbagai perlengkapan seperti ID card, snack, atau goodie bag yang berisi kebutuhan selama acara berlangsung. Pembagian ini membantu peserta lebih siap mengikuti rangkaian kegiatan.
Proses registrasi yang tertata rapi juga berperan penting dalam menjaga kelancaran acara, sehingga alur masuk peserta dapat berjalan lebih teratur dan tidak menimbulkan antrean yang berlebihan.
09.00 – 09.30 | Pembukaan Acara
Acara dimulai dengan pembukaan oleh MC sebagai tanda dimulainya kegiatan secara resmi. Pada sesi ini, MC biasanya menyampaikan susunan acara serta memberikan pengantar singkat agar peserta memahami alur yang akan berlangsung.
Setelah itu, acara dilanjutkan dengan sambutan dari perwakilan perusahaan atau pimpinan. Sambutan ini umumnya berisi tujuan penyelenggaraan acara, harapan yang ingin dicapai, serta pesan kepada seluruh peserta.
Tahapan pembukaan ini berperan penting dalam membangun suasana awal agar acara terasa lebih tertata, formal, dan siap memasuki sesi berikutnya.
09.30 – 10.00 | Ice Breaking
Sesi ini bertujuan untuk mencairkan suasana agar peserta merasa lebih santai sebelum masuk ke rangkaian acara utama. Kegiatan yang dilakukan biasanya bersifat ringan dan interaktif, sehingga mampu membangun kenyamanan sejak awal.
Aktivitas yang umum digunakan antara lain perkenalan antar peserta, ice breaking, atau permainan sederhana yang melibatkan banyak orang. Pendekatan ini membantu mengurangi rasa canggung, terutama jika peserta berasal dari latar belakang yang berbeda.
Suasana yang lebih cair membuat peserta lebih siap mengikuti kegiatan selanjutnya. Interaksi yang sudah terbangun sejak awal juga membantu meningkatkan partisipasi selama acara berlangsung.
10.00 – 12.00 | Team Building & Games
Memasuki inti acara, peserta akan mengikuti berbagai kegiatan team building yang dirancang untuk meningkatkan kerja sama dalam tim. Sesi ini menjadi bagian utama karena melibatkan interaksi langsung antar peserta melalui aktivitas yang menantang.
Kegiatan yang dilakukan biasanya berupa permainan kelompok yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, serta penyusunan strategi. Setiap peserta dituntut untuk berperan aktif agar tim dapat menyelesaikan tantangan dengan baik.
Melalui aktivitas ini, peserta dapat belajar memahami peran masing-masing dalam tim. Selain itu, kemampuan bekerja sama dan berkomunikasi juga dapat berkembang secara alami selama kegiatan berlangsung.
12.00 – 13.00 | Istirahat & Makan Siang
Peserta diberikan waktu untuk beristirahat sekaligus menikmati makan siang setelah mengikuti rangkaian kegiatan sebelumnya. Sesi ini menjadi momen untuk mengembalikan energi sebelum melanjutkan acara berikutnya.
Selain itu, waktu istirahat juga sering dimanfaatkan untuk bersosialisasi secara santai. Peserta dapat berbincang dengan rekan satu tim maupun peserta lain dalam suasana yang lebih rileks.
Interaksi yang terjadi pada sesi ini turut membantu mempererat hubungan antar peserta, sehingga suasana kebersamaan dapat terus terjaga sepanjang acara.
13.00 – 15.00 | Lanjutan Games / Aktivitas Utama
Kegiatan dilanjutkan dengan sesi games atau aktivitas tambahan yang dirancang untuk menjaga semangat peserta tetap tinggi. Sesi ini biasanya dikemas lebih dinamis agar suasana tetap seru dan tidak monoton.
Aktivitas yang dilakukan bisa berupa kompetisi antar tim atau tantangan lanjutan dari sesi sebelumnya. Setiap tim dituntut untuk bekerja sama, menyusun strategi, serta berkomunikasi dengan baik untuk meraih hasil terbaik.
Melalui sesi ini, suasana kebersamaan semakin terasa karena adanya interaksi yang intens antar peserta. Selain itu, elemen kompetisi juga mampu meningkatkan antusiasme dan partisipasi selama acara berlangsung.
15.00 – 15.30 | Coffee Break
Peserta mendapatkan waktu istirahat singkat sambil menikmati snack dan minuman yang telah disediakan oleh panitia. Sesi ini berfungsi sebagai jeda sebelum melanjutkan rangkaian acara berikutnya.
Momen ini dimanfaatkan untuk mengembalikan energi setelah mengikuti berbagai aktivitas sebelumnya. Selain itu, peserta juga bisa bersantai sejenak agar tetap fokus saat memasuki sesi selanjutnya.
Durasi yang tidak terlalu lama membuat alur acara tetap terjaga, namun tetap memberikan waktu yang cukup bagi peserta untuk beristirahat.
15.30 – 16.30 | Hiburan & Doorprize
Sesi hiburan dihadirkan untuk meningkatkan antusiasme peserta sekaligus menciptakan suasana yang lebih meriah. Kegiatan ini biasanya menjadi salah satu momen yang paling dinantikan dalam rangkaian acara.
Bentuk hiburan bisa berupa penampilan musik, games interaktif, hingga pembagian doorprize yang melibatkan peserta secara langsung. Interaksi yang terjadi membuat suasana menjadi lebih hidup dan tidak monoton.
Selain memberikan kesenangan, sesi ini juga berfungsi menjaga semangat peserta agar tetap tinggi hingga akhir acara.
16.30 – 17.00 | Penutup Acara
Acara memasuki tahap penutupan dengan penyampaian kesan dan pesan dari perwakilan peserta maupun panitia. Sesi ini menjadi momen untuk merefleksikan jalannya kegiatan serta memberikan masukan untuk acara selanjutnya.
Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan dokumentasi bersama sebagai bentuk kenang-kenangan sekaligus memperkuat kebersamaan antar peserta. Rangkaian acara kemudian diakhiri secara resmi oleh MC, menandai bahwa seluruh kegiatan telah selesai dilaksanakan dengan tertib.
Baca Juga: 10 Jenis Event Perusahaan yang Sering Digunakan
Butuh Lanyard untuk Acara Gathering?
Teruntuk event organizer, supaya acara gathering makin rapi dan profesional, penggunaan lanyard sebagai identitas peserta bisa jadi solusi yang praktis. Selain memudahkan pengenalan antar peserta, lanyard juga bisa sekaligus jadi media branding perusahaan.
Untuk kebutuhan tersebut, kamu bisa langsung pesan di toko online Talitali yang menyediakan berbagai pilihan lanyard custom berkualitas dengan desain custom sesuai kebutuhan acara. Mulai dari bahan, warna, hingga cetakan logo bisa disesuaikan supaya tampil lebih maksimal.
Daripada repot cari di banyak tempat, lebih praktis langsung pesan di Talitali sehingga kebutuhan lanyard acara gathering kamu terpenuhi dengan cepat, rapi, dan pastinya terlihat lebih profesional.
Pertanyaan Umum
Apakah rundown acara gathering harus selalu sama?
Tidak, rundown bersifat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan konsep acara, jumlah peserta, serta lokasi kegiatan.
Berapa durasi ideal untuk acara gathering perusahaan?
Durasi gathering biasanya berkisar antara setengah hari hingga satu hari penuh, tergantung tujuan dan jenis kegiatan yang dilakukan.
Siapa yang bertanggung jawab menyusun rundown acara?
Rundown biasanya disusun oleh panitia atau event organizer yang bertugas mengatur jalannya acara agar tetap terstruktur.
Apakah rundown perlu dibagikan ke peserta?
Tidak selalu, namun dalam beberapa acara rundown dibagikan agar peserta mengetahui alur kegiatan yang akan berlangsung.
Bagaimana jika acara tidak berjalan sesuai rundown?
Hal ini cukup umum terjadi, sehingga panitia perlu menyiapkan waktu cadangan dan tetap fleksibel dalam menyesuaikan kondisi di lapangan.
Apakah acara gathering harus selalu formal?
Tidak, justru sebagian besar gathering dikemas secara santai agar suasana lebih akrab dan menyenangkan bagi peserta.
